La méthode des 5S pour l’amélioration continue des tâches

La méthode des 5S pour l’amélioration continue des tâches

 

Pour réussir, il faut avant tout persévérer ! Et cela, toutes les entreprises devraient en prendre note. En effet, avant d’arriver là où elles sont actuellement, les grandes entreprises et industries ont travaillé sans relâche. Le but étant de rendre la société plus performante et productive. Pour cela, il faudra bien évidemment compter sur une équipe apte à travailler avec efficacité. C’est pourquoi l’investissement dans l’amélioration des méthodes de travail est importante et les dirigeants, au même titre que les salariés, doivent en prendre part.
Afin d’atteindre un tel objectif, il est essentiel de procéder avec méthode. Même si notre objectif est précis, il ne nous sera pas facile de l’atteindre à moins d'adopter une démarche de qualité qui s’inscrit dans la durée. D’ailleurs, concernant ce sujet, il existe de nos jours de nombreux outils visant à améliorer de manière continuelle les méthodes de travail dans une entreprise comme la méthode Six Sigma pour l'optimisation des processus ou encore le Poka-Yoke pour l'amélioration de la qualité. Et nous allons vous en présenter un dans cette rubrique : les 5S.

 

Les 5S : de quoi s’agit-il exactement ?

Tel que nous l’avons déjà évoqué plus haut, l’outil 5S est avant tout une méthode d’amélioration des tâches. Mais ce qui le distingue des autres, c’est qu’il s’agit d’une démarche d’amélioration continue. Autrement dit, il est en constante évolution et ne cesse de changer afin de toujours trouver des solutions aux problèmes rencontrés. La méthode est d’origine japonaise et au départ, elle a été définie dans le cadre du TPS ou Toyota Production System (système de production de Toyota).
Comme son nom le laisse clairement entendre, l’outil 5S se compose de 5 opérations qui définissent son principe.

Ils sont notamment cités en japonais :

  • Seiri : ranger
  • Seiton : ordre
  • Seiso : nettoyage
  • Seiketsu : propre
  • Shitsuke : éducation

Généralement, on a tendance à traduire "démarche" en français par le terme "ordre". Ici, il s’agit de l’acronyme de quelques mots à savoir : Ordonner, Ranger, Dépoussiérer ou Découvrir les anomalies, Rendre évident et Être rigoureux.
Dans la forme, ces démarches peuvent apparaître différentes. Cependant, dans le fond, il s’agit bel et bien de la même méthode.

 

Quels sont les objectifs de cet outil ?

L’objectif principal de l’outil 5S est comme énoncé tout à l’heure, l’amélioration continue des missions à faire dans une entreprise. Mais celui-ci s’accompagne également de quelques objectifs spécifiques qu’il convient de souligner. Les objectifs en question sont associés à chaque opération définie par les 5 lettres S. Ce qui nous donne le schéma suivant :

  • Seiri : l’objectif est de débarrasser l’espace de travail de tout ce qui n’est pas utile ;
  • Seiton : vise à optimiser l’organisation de l’espace de travail ;
  • Seiso : rendre l’état des lieux plus propres ;
  • Seiketsu : consiste à faire le nécessaire pour que les saletés et le désordre n’apparaissent plus ;
  • Shitsuke : a pour objectif de favoriser l’auto-discipline et d’inciter aux efforts.

Dans l’ensemble, ces objectifs spécifiques conduiront à des avantages considérables pour l’entreprise. On citera en particulier l’amélioration des conditions de travail, le gain de temps et d’énergie, la réduction des risques en tous genres, le gain de productivité et l’amélioration de la gestion de la production. Tout cela contribuera à améliorer la performance de l’entreprise et à lui permettre de s'élever au-dessus de ses concurrents.

 

Application de la méthode des 5S

La mise en œuvre de la méthode 5S passe par la réalisation successive de toutes les étapes qui la composent. Pour vous donner une idée plus claire et plus précise de ce à quoi cela ressemble, nous allons vous développer ici ce que l’on doit faire dans chaque étape du processus.

  • Seiri : comme indiqué plus haut, cette étape consiste à éliminer tout ce qui est superflu dans l’espace de travail. Cela peut être un matériel ou des équipements spécifiques. Le but est de rendre l’espace de travail plus allégé et moins encombrant afin que l’on puisse travailler de manière plus efficace.
  • Seiton : le but est ici de mettre de l’ordre dans l’espace de travail. Cela consiste à disposer chaque chose à sa place. On départage les choses dans des emplacements déterminés et aussi pour les employés qui les utiliseront. Ici, on peut utiliser des codes couleur pour les différencier et rendre l’aménagement plus efficace.
  • Seiso : une fois chaque chose à sa place, il convient maintenant de se focaliser sur leur propreté et pour cela, une séance de nettoyage est nécessaire. Ici, le mieux serait d’inviter tous les collaborateurs à y prendre part. Il convient de tout nettoyer : les plafonds, les murs, les bureaux, etc. Il ne faut pas non plus oublier de faire la même chose pour les divers équipements et matériels. Dans le cas où certains seraient en panne, il faudra aussi les réparer.
  • Seiketsu : maintenant que tout est propre et net, il convient de passer à l’étape du suivi. L’idée est ici de définir les responsabilités que l’on va confier à chaque poste de travail. Pour cela, vous pouvez choisir entre un grand nombre de techniques et le choix dépendra de vos besoins et de vos envies. Mais parmi les plus efficaces, vous pouvez opter pour la mise en place d’un horaire hebdomadaire en précisant les tâches à réaliser pour chaque poste de travail.
  • Shitsuke : enfin, vient maintenant le temps de mettre en place un dispositif de contrôle de l’application du système 5S. Ici, la rigueur est de mise puisque si l’on néglige ne serait-ce qu’un point dans cette démarche, tous les efforts réalisés peuvent s’effondrer. Il convient donc de bien vérifier les 4 premiers S et de bien soutenir ses collaborateurs.

 

Mesurer les résultats de la démarche 5S

Comme toute démarche, la méthode 5S a également besoin qu’on mesure ses résultats. Cela nous permettra d’ailleurs par la suite de déceler les failles et de les corriger au plus vite. Bien sûr, on aura besoin de certains indicateurs ici. Et pour faciliter la tâche, on optera en premier lieu pour la productivité de l’entreprise. Mais, il ne faudra pas non plus oublier de mesurer la satisfaction des collaborateurs par rapport à tous les efforts qu’ils ont déployés.

 

En guise de conclusion, vous avez pu voir tout au long de ce développement que l’outil 5S peut être d’une grande aide dans votre stratégie d’amélioration des méthodes de travail de votre entreprise. Pour qu’il soit efficace, il faudra tout simplement appliquer la méthode comme il faut et respecter les étapes. Et comme nous l’avons dit plus haut, il faudra mettre de la rigueur et de la persévérance. C’est le seul moyen de garantir sa réussite !

Eddy Andriamanalina

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