4 conseils pour être sûr que vos collaborateurs adoptent votre plateforme collaborative !

4 conseils pour être sûr que vos collaborateurs adoptent votre plateforme collaborative !

 

Cela fait des semaines voire des mois que vous êtes plongés dans votre projet, vous le connaissez sur le bout des doigts, les causes de sa mise en place, les bénéfices visés, mais qu’en est-il de vos collaborateurs, ceux qui vont utiliser la plateforme ? Comment vont-ils accueillir ce nouvel outil ? Comment maximiser vos chances d’adoption ?

1. Choisissez un outil simple et ergonomique

Privilégier une plateforme collaborative simple d'utilisation permet d'accélérer l'adoption auprès de l'ensemble de vos collaborateurs et de pérenniser son utilisation.
En effet, bien que la plupart de vos collaborateurs soient déjà familiers dans leur vie personnelle des réseaux sociaux grands publics, ils ne sont pas forcément tous à l'aise avec les outils digitaux.

Il est donc important de proposer à vos collaborateurs un outil accessible offrant un nombre restreint de fonctionnalités identifiées pour répondre à vos objectifs.

Une solution ergonomique facilitera la prise en main par tous quel que soit leur niveau de maîtrise. Les novices découvriront l'outil sans se décourager tandis que les plus aguerris se l'approprieront encore plus rapidement.

Vous pouvez également encourager ou mettre en place un système d’entraide entre vos collaborateurs les plus à l’aise et ceux qui le sont moins. Cette pratique permettra de créer du lien et un sentiment de cohésion dès le lancement de la plateforme collaborative.

 

2. Impliquez le management

Il est essentiel de mobiliser le top-management mais il est également important de rassembler le middle-management autour de votre projet.

Le top-management est souvent à l'origine du projet ou alors il est impliqué en amont du projet, dès la définition du besoin. Le middle-management ne l'est pas toujours mais la réussite du projet est directement impactée par leur engagement.

En effet, les managers sont porteurs de la stratégie de l'entreprise ; ils relaient sa vision auprès des collaborateurs. Ils doivent être parmi les premiers utilisateurs et montrer ainsi l'exemple. Leur implication permet de légitimer le projet et d'affirmer sa cohérence. La collaboration doit être globale et intégrer l'ensemble des acteurs de l'entreprise.

 

3. Informez vos collaborateurs sur la stratégie de votre organisation

La communication auprès de vos collaborateurs est essentielle dans la réussite de votre projet. Plus elle intervient tôt, plus vos collaborateurs auront le temps d'appréhender les évolutions à venir.

La mise en place d’une plateforme collaborative s'inscrit dans la stratégie globale de votre organisation. C’est un outil de votre transformation digitale. Il est essentiel que vos collaborateurs aient une vision claire de la stratégie pour pouvoir la comprendre, y adhérer et s’investir.

Présenter vos objectifs et les résultats attendus à court, moyen et long termes permettra à vos collaborateurs de comprendre les raisons de la mise en place d'un tel outil et ainsi d'y adhérer. Cela permettra également de dédramatiser une évolution parfois crainte à tord.

Le but de cette démarche est d'engager l'ensemble de vos collaborateurs dans une démarche commune et de renforcer leur sentiment d'appartenance à votre organisation.

 

4. Communiquez sur les bénéfices de la plateforme pour vos collaborateurs

Un collaborateur s’impliquera davantage s’il est conscient des bienfaits que lui apportera celle-ci. Une plateforme collaborative permet de générer aussi bien des bénéfices au niveau professionnel qu’au niveau personnel.

D’un point de vue professionnel, elle leur permet par exemple de gagner du temps en communication interne (réduction du nombre d’emails en interne), dans la recherche d’informations, d’expertises, de bonnes pratiques, de travailler en équipe dans des groupes projet ou encore de faciliter l’organisation et la tenue des réunions...

D’un point de vue personnel, la plateforme collaborative est un outil de communication puissant qui favorise une communication transverse pour échanger aussi bien avec ses collègues qu’avec ses supérieurs. La plateforme permet ainsi de partager ses idées innovantes, de mettre en avant ses compétences et expériences. Le collaborateur se sentira reconnu et valorisé.

Il est également possible de créer des communautés d’intérêts non professionnels autour de thématiques telles que la musique ou le sport. Ce type de communautés développe les affinités, renforce la cohésion des équipes, garantit une bonne ambiance et contribue au bien-être de vos collaborateurs.

The meeting

Vous avez maintenant en main les clés d'une mise en place réussie. La collaboration et les échanges qui naîtront grâce à la plateforme permettront de créer plus de lien social et développeront un sentiment d’appartenance renforcé à votre organisation.

 

Claire Rousseau

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